Dans de nombreuses TPE et PME, la gestion documentaire s’est construite par empilement. Dossiers partagés, boîtes mail, outils collaboratifs, habitudes individuelles. Avec le temps, les documents se dispersent, les versions se multiplient et l’information devient difficile à retrouver.
Mettre en place une GED ne consiste pas uniquement à déployer un outil. C’est avant tout un travail d’organisation, de clarification des usages et d’alignement des équipes. Cette formation a été conçue pour répondre précisément à cet enjeu.
Public : cette formation s’adresse aux TPE et PME souhaitant structurer ou consolider leur gestion documentaire. Elle concerne en particulier :
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Note : selon le contexte, la formation peut s’appuyer sur un outil spécifique comme ZeenDoc, ou être menée de manière plus transversale. Le contenu s’adapte au niveau des participant·es, à la maturité documentaire de la structure et aux objectifs poursuivis.
Niveau requis
Première expérience en traitement des documents.
Contenus phares
Structuration de la GED • Règles de nommage et d’archivage • Droits d’accès et usages partagés • Premières automatisations documentaires.
Idéal pour clarifier l’organisation documentaire, sécuriser l’information et fluidifier le travail quotidien des équipes.
Supports
Schémas d’arborescence • Exemples de règles internes • Documents de cadrage adaptés à la structure.
Evaluation
Mise en situation à partir des documents réels de l’entreprise • Ajustements et validation des pratiques.
Objectifs pédagogiques et professionnels (liste non exhaustive)
Comprendre les enjeux d’une gestion documentaire structurée
– identifier les limites des pratiques documentaires existantes ;
– distinguer stockage de fichiers et véritable GED ;
– comprendre les impacts organisationnels, juridiques et opérationnels d’une mauvaise gestion documentaire.
Analyser les usages et besoins documentaires de la structure
– cartographier les types de documents produits et utilisés ;
– identifier les utilisateurs, leurs rôles et leurs besoins ;
– repérer les points de friction, doublons et pertes d’information.
Structurer une organisation documentaire cohérente
– concevoir une arborescence adaptée aux usages réels ;
– définir des règles de nommage claires et partagées ;
– organiser le cycle de vie des documents (création, validation, archivage).
Mettre en place et utiliser une GED au quotidien
– comprendre les fonctionnalités clés d’une GED (ex. ZeenDoc selon le contexte);
– paramétrer les droits d’accès et les rôles utilisateurs ;
– accompagner les équipes dans la prise en main et l’appropriation des outils.
Harmoniser les pratiques et sécuriser les usages
– formaliser des règles internes simples et opérationnelles ;
– éviter les dérives et les usages parallèles ;
– garantir la continuité documentaire en cas d’absence ou de turnover.
Initier des automatisations documentaires pertinentes
– identifier les tâches documentaires répétitives ;
– mettre en place des automatisations simples (classement, notifications, workflows) ;
– comprendre les limites de l’automatisation et la place de la validation humaine.
Inscrire la GED dans une vision globale de l’organisation
– articuler la GED avec les autres outils de l’entreprise (CRM, logiciels métiers) ;
– poser les bases d’une gouvernance documentaire durable ;
– anticiper les évolutions futures (croissance, nouvelles obligations, automatisation).
TARIF :
En individuel : sur devis
En groupe : sur devis
Formation en présentiel
Durée modulable selon les besoins, le niveau des équipes et l’outil en place
Formation éligible aux financements dans le cadre de la certification Qualiopi
Méthodes : pédagogie active (70 % pratique), démonstrations guidées, cas réels fournis par les participant·es, co-construction pour le sur-mesure.
Supports remis : fiches-méthodes, modèles de prompts, checklists qualité, ressources de veille.
Evaluation des acquis : selon programme
Suivi & attestation : feuille d’émargement, questionnaire de satisfaction à chaud, attestation de fin de formation mentionnant les objectifs atteints.
Financements : certification Qualiopi – éligible OPCO selon votre branche.
Moyens de paiement : règlement par espèce, chèque ou virement bancaire.
Le règlement en Eusko / Euskal Moneta est accepté à 100% du montant facturé.
Délai d’accès : sous 2 à 6 semaines selon agenda et personnalisation.
Modalités d’inscription : contact via formulaire, appel ou mail. Après un entretien d’évaluation des besoins, un devis vous est remis, accompagné d’une convention de formation.
La formation est organisée de manière à répondre aux recommandations en matière de handicap :
Pour le cas où ces dispositions générales seraient insuffisantes eu égard à votre situation personnelle, nous pouvons adapter certaines de nos modalités de formation. Pour cela, nous étudierons ensemble vos besoins spécifiques personnels.
Référent handicap : Etienne Garbay-Douziech / [email protected]
Vous préférez un échange direct ?
Appelez-nous au 07 68 60 37 86
